Mrz 22

Mein papierloses Büro – Die Vorteile

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Meine Erfahrungen mit dem papierlosen Büro:

Seit 2002 verwende ich als Strafverteidiger digitale Ermittlungsakten. So ist es mir möglich, immer die komplette Ermittlungsakte in der Hauptverhandlung dabei zu haben, auch wenn diese 10 oder 20 Leitzordner umfasst. Die Akten sind mit Texterkennung bearbeitet, so dass ich bequem in der Akte nach bestimmten Begriffen suchen kann. Mit digitalen Lesezeichen habe ich die richtigen Seiten schnell parat. Die gelben PostIt vermisse ich jedenfalls nicht.

Seit 2013 habe ich auch meine Handakten auf digital umgestellt. Die Umstellung ruft keine Hurra-Rufe im Sekretariat hervor. Meine Assistentin liebt die digitale Akte aber mittlerweile fast ebenso wie ich.

Ist die digitale Akte nur für Nerds?

Immer wieder fragen mich Kollegen, ob sich mein technisches Spielzeug überhaupt lohnt:

  • Kannst du wirklich ohne Papierakte arbeiten?
  • Ist es nicht zu aufwendig, alles zu digitalisieren?
  • Wie ist es mit der Datensicherheit?

Die Antwort ist klar: Ein papierloses Büro zu betreiben wird immer einfacher. Aber auch für Freunde der Papierakte wird es immer wichtiger, die digitale Akte zu verstehen und sich in der digitalen Welt zurechtzufinden. Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist zwar verschoben, wird aber sicher kommen.

Deswegen möchte ich in einer losen Folge von Blogbeiträgen

  • die Vorteile eines papierlosen Büros aufzeigen
  • die Grundüberlegung für die Einführung der Digitalisierung mitteilen
  • und dann die schrittweise Einführung eines papierlosen digitalen Arbeitsumfelds darstellen.

Vorteile

Heute fangen wir mit den Vorteilen eines papierlosen Büros an:

Zeitersparnis:

Für viele dürfte der wichtigste Vorteil sein, dass ein papierloses Büro enorm viel Zeit spart. Vorbei sind die Zeiten, in denen Anwalt und Sekretärin gemeinsam die Kanzlei nach der Akte für die heutige Frist durchkämmen. Der Beamten-Triathlon (Knicken-Lochen-Abheften) wird durchbrochen.

Statt Akten suchen, dem Rechtsanwalt vorlegen, mit Verfügung zurück, mit Schreiben an Anwalt, unterschrieben zurück, Schreiben kopieren für Mandant und für Akte, alles abheften …

Kosten:

Langfristig ist das papierlose Büro auch kostengünstiger. Die Kosten für Papier und Toner entfallen oder werden deutlich weniger. Dadurch reduzieren sich auch die Kosten für Drucker und Kopierer.
Auch die Kosten und der Platz für Aktenschränke, das Aktenarchiv und für die Aktenvernichtung gehören der Vergangenheit an.

Die anfänglichen Investitionen sind auch nicht so hoch, wie viele befürchten. Die Umstellung wird sich schon bald amortisieren.

Ordnung:

Durch die konsequente Verwendung der digitalen Helfer verschwindet auch die Zettelwirtschaft. Aktenstapel, was ist das?

Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?
Albert Einstein

Workflow:

Die größte Arbeitserleichterung und den meisten Spaß bringt aber die optimierte Workflow.
Dies wird der wichtigste und größte Teil der Serie werden.

Bald geht es weiter. Für Leser, die nicht warten wollen empfehle ich die Homepage von
www.macsparky.com
und sein E-Book Paperless.

Noch unsicher, ob das auch was für Sie ist? Sehen Sie hier mein Blogbeitrag zum schnellen und einfachen Einstieg.

  1. Dagmar-Geffken 2 Apr 2016 | reply

    Sind die Daten in einer Cloud gespeichert oder nach wie vor auf dem eigenem Computer?

    • Sascha Petzold 2 Apr 2016 | reply

      @Dagmar-Geffken
      Ich lege Wert darauf, dass alle Daten zunächst lokal auf meinem Rechner sind. Allerdings benütze ich eine sichere verschlüsselte Cloud um die Daten auf verschiedenen Rechnern zu synchronisieren. Gleichzeitig habe ich dadurch ein zusätzliches Backup.

  2. Dagmar-Geffken 2 Apr 2016 | reply

    Bestehen Erfahrungen mit Arbeiten in der Cloud, Büro anywhere?

    • Sascha Petzold 2 Apr 2016 | reply

      @Dagmar-Geffken
      nur mit einer verschlüsselten Datencloud. Sehen Sie mal auf die Seite des DAV. Dort entsteht gerade eine Kooperation für eine Anwaltscloud. Ich habe gute Erfahrung mit SecureSave gemacht.
      Mit Cloudcomputing kenne ich mich nicht aus. Sehen Sie aber dazu die amerikanische Software Rocket Matter (https://www.rocketmatter.com/).

  3. Pingback: Einfacher Einstieg zur eAkte - Rechtsanwalt Petzold stellt vor

    […] noch von Papier geprägt. In meinem letzten Blogbeitrag habe ich bereits über die Vorteile des papierlosen Büros […]

  4. Sascha Petzold 22 Mrz 2016 | reply

    Ich habe natürlich die Vorteile für die Umwelt vergessen. Wir sollten aufhören, aus Bäumen Akten zu machen oder sonst jeden Mist (vielleicht sogar mehrfach) auszudrucken.

  5. treysse 22 Mrz 2016 | reply

    Ich bin auf die Fortsetzung gespannt.

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